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Como fazer uma ata de assembleia condominial?

Por Rosely Schwartz É fundamental que o síndico se preocupe com a redação da ata das...
Imprensa | 13/05/2024
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Por Rosely Schwartz

É fundamental que o síndico se preocupe com a redação da ata das assembleias ordinárias e extraordinárias, para que as deliberações sejam registradas de forma correta, refletindo exatamente os acontecimentos que ocorreram.

A ata é um documento oficial que deve apontar em forma de relato detalhado, mas objetivo, tudo que ocorreu na reunião. A sua elaboração é realizada pelo secretário da mesa e avaliada pelo presidente da assembleia e, posteriormente, assinada por ambos.

Na sequência, a ata será encaminhada ao síndico apenas para que se verifique se todos os assuntos foram mencionados no conteúdo. Ele, estando de acordo com o texto, irá, em continuidade, enviar à administradora, para que esta providencie o registro em Cartório de Títulos e Documentos.

Embora não haja a obrigação de que todas as atas sejam registradas, somente é exigido o registro da ata eleição do síndico, que é utilizada para por exemplo abrir conta em banco e comprovar a representatividade na justiça. O registro torna o documento público, para que possa ser recuperada a qualquer momento caso o livro de ata seja perdido.

Depois do registro, a ata será fixada ou colada no livro e a sua cópia enviada para todos os condôminos. Dependendo da pauta da assembleia, também será enviada para os possuidores, que inclui os inquilinos.

Para auxiliar na elaboração da ata e garantir que todos os conteúdos da reunião sejam incluídos, é recomendado que a sessão tenha o áudio gravado. Para isso, é indispensável que a gravação tenha sido aprovada em uma assembleia anterior, evitando qualquer questionamento no momento da assembleia.

Cuidados na elaboração da ata

O conteúdo da ata não pode ser alterado após o seu registro e distribuição. Por ser um documento formal, é preciso seguir algumas normas:

  • Não há parágrafo no texto;
  • Os verbos na ata devem ser conjugados no passado, em geral no pretérito perfeito do indicativo, como: “foi comentado”, “ocorreu um debate” e “observou com clareza”;
  • É recomendável que a ata seja lavrada após o final da reunião, para que possa ser lida e assinada pelo secretário, pelo presidente da mesa e todos os presentes. No entanto, não é obrigatório, podendo apenas o resumo ser lido no final das deliberações; também pode ser elaborada posteriormente e entregue aos condôminos dentro do prazo previsto em convenção, que, na maioria dos casos, é de 10 dias;
  • Pode fazer parte do texto da ata quadros, planilhas e gráficos, visando trazer maior clareza e facilidade de compreensão;
  • Para facilitar a leitura e localização dos assuntos abordados é recomendado que na escrita dos itens referentes às pautas sejam utilizados CAIXA ALTA e negrito.

Exemplo básico de ata

Aos 25 (vinte e cinco) dias do mês de junho de 20…., às 21h, no Salão de Festas do Edifício Paraíso, localizado à rua Anjos Nº 10, reuniram- se em Assembleia Geral Extraordinária os senhores coproprietários das unidades autônomas, aptos. 22, 31, 43, 54, 62, 71, 73, 74, 82, 83, 92, 102, 103, 112, 113, 114, 121, 123, e representados legalmente através de procuração, destinada à unidade 112, os aptos. 32, 41 e 52. A reunião atendeu ao edital de convocação regularmente expedido através de carta-circular protocolada, distribuída a todos os condôminos; e para os não-moradores carta-circular registrada, enviada pelo correio. Feita a abertura dos trabalhos, os senhores condôminos indicaram para a Presidência da mesa o Sr. Bartolo X, apto. 102, que convidou a mim, Rafael Y, apto. 54, para secretariá-lo. Aberta a sessão, o Presidente leu em voz alta a “Ordem do Dia”, cujos itens específicos foram os seguintes:

1. Aprovação de um orçamento para reforma dos elevadores

2. Assuntos gerais de interesse do condomínio. Foi colocado em pauta o primeiro assunto:

1) REFORMA DOS ELEVADORES (tetos, pisos e botoeiras internas)

Lembrou o Sr. Síndico que foi encaminhado para as empresas licitadas o escopo da obra definido na assembleia anterior, realizada no dia 15 de abril de 20….. Observou ainda que as amostras dos materiais e as fotos ficaram expostas desde o dia 15 de junho de 20…. e que os orçamentos foram escaneados e postados no site do condomínio, visando eliminar qualquer tipo de dúvida. Além dessasprovidências, foi encaminhado a todos os condôminos, junto com a convocação, um resumo dos orçamentos, que atenderam ao escopo e tiveram o levantamentocadastral aprovado. Foi esclarecido pelo Sr. Síndico que dentre os orçamentos apresentados não estava constando o da empresa ELEV, indicada pela unidade.

2) ASSUNTOS GERAIS DE INTERESSE DO CONDOMÍNIO

• Foi questionado pelo morador do apto. 54 se as obras de impermeabilização foram terminadas e os problemas de vazamentos, sanados. O Sr. Síndico informou, segundo sua própria verificação, que não está havendo mais vazamentos e que a empresa contratada irá terminar a pintura e fornecer um recibo de quitação dos serviços.

• Os condôminos das unidades 22, 54 e 62 sugeriram que o condomínio adquirisse novos brinquedos para área do playground, em função de estarem antigos e que havia dinheiro suficiente no Fundo de Reserva. O Sr. Síndico informou que irá convocar uma assembleia, para o dia 20 de junho, com pauta específica para tratarem do assunto, dado que na presente assembleia não poderiam os condôminos deliberar sem que os outros tivessem o conhecimento de que esse assunto seria tratado, mesmo havendo recursos financeiros para isso.

Nada mais havendo a ser tratado e como ninguém quisesse fazer uso da palavra, o Sr. Presidente considerou encerrados os trabalhos, tendo deliberado que fosse lavrada a presente Ata.

PRESIDENTE:                                                           Secretário:

A especialista: Rosely Benevides de Oliveira Schwartz é professora do curso “Administração de Condomínios e Síndico Profissional” da Fundação Escola de Comércio Álvares Penteado (FECAP) e dos cursos 100% online de OCONDOMINIO. Contabilista e Administradora formada pela FAAP, possui MBA pela USP em Gerenciamento de Facilidades (Gestão Predial com foco na operação). Atua na área de consultoria para condomínios desde 1994. Autora do livro “Revolucionando o Condomínio”, participou do quadro “Chame o Síndico”, do Fantástico, na Rede Globo. É palestrante e autora de diversos textos publicados pela mídia especializada na área.

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