Reforma Tributária: o que as médias empresas precisam fazer agora para não serem pegas de surpresa em 2027

A Reforma Tributária começa a valer em 2027 e ainda parece, para muitas empresas, um tema distante. Mas, na prática, especialmente para médias empresas, o momento de agir é agora. A transição não será apenas uma troca de nomes de impostos: ela deve alterar rotinas de emissão de nota fiscal, formação de preços, planejamento financeiro e até decisões estratégicas sobre regime tributário.

Para o professor de Contabilidade da Fundação Escola de Comércio Álvares Penteado (FECAP), Tiago Slavov, a maior armadilha é achar que as mudanças serão simples e que haverá tempo suficiente para se adaptar quando o novo modelo já estiver em vigor.

“A Reforma Tributária não muda só a legislação. Ela muda a forma como a empresa opera no dia a dia. Quem deixar para ajustar tudo em 2027 pode enfrentar aumento de custos, perda de margem e até problemas sérios de continuidade do negócio”, alerta Slavov.

Segundo o especialista, 2026 será o ano mais importante para que as empresas testem cenários e façam ajustes internos, evitando surpresas quando o novo sistema começar a funcionar. “Esse é o ano de testar sistemas, revisar preços, reorganizar o caixa e simular o regime tributário. Quem entrar em 2027 sem essa preparação corre o risco de ter prejuízo não por falta de vendas, mas por não conseguir operar bem dentro do novo modelo. Quanto antes o planejamento começar, menor será o risco de surpresas no momento da virada”, conclui.

A seguir, o professor da FECAP destaca os principais pontos que médias empresas não podem mais adiar.

Tecnologia será a base da adaptação ao novo modelo

Um dos primeiros impactos práticos da reforma estará na tecnologia. Muitas empresas ainda trabalham com sistemas limitados, planilhas paralelas e processos pouco integrados. O problema é que, no novo modelo, isso tende a se tornar inviável.

Com a chegada do IBS (Imposto sobre Bens e Serviços, que vai substituir tributos como o ICMS, estadual; e o ISS, municipal) e da CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços, tributo federal sobre consumo em substituição ao PIS e Cofins), a apuração de impostos deve se tornar mais automatizada e detalhada. A nota fiscal deixa de ser apenas um documento emitido no fim da venda e passa a fazer parte de um processo mais complexo, com mais exigências de controle e cruzamento de informações.

“Não vai ser suficiente emitir nota fiscal como se faz hoje. A empresa vai precisar registrar e administrar dados fiscais com muito mais precisão. E empresa média não consegue fazer isso no improviso”, afirma Slavov.

Um exemplo simples mostra o tamanho do desafio: atualmente, o ICMS pode variar conforme o estado, e o ISS conforme o município. Já no novo sistema, a tributação será calculada com base no destino da operação.

Ou seja: uma empresa de São Paulo que vende para clientes em diferentes estados e municípios precisará ter um sistema capaz de identificar o local do cliente e aplicar automaticamente a alíquota correspondente. Considerando que o Brasil tem mais de 5 mil municípios, o nível de detalhamento exigido será muito maior do que muitas empresas estão preparadas para lidar.

Além disso, será essencial classificar corretamente cada produto e serviço, já que a legislação prevê exceções, isenções e reduções de alíquota dependendo da categoria.

Precificação: a reforma pode mudar margens e competitividade

Outro ponto crítico será a precificação. Com mudanças na lógica de impostos e na possibilidade de créditos tributários, empresas precisarão refazer as contas para entender quanto realmente custará vender seus produtos ou serviços.

Estimativas indicam que o IVA pode ficar próximo de 28%, o que reforça a importância de revisar margens e repasses de custo. “Quem não revisar os preços pode descobrir tarde demais que está cobrando menos do que deveria e perdendo margem, ou cobrando mais e perdendo competitividade”, explica Slavov.

Por exemplo: uma indústria vende uma peça por R$ 1.000 para outra empresa e hoje calcula o preço considerando os tributos atuais. Com a Reforma Tributária e um IVA estimado em 28%, o imposto pode subir para R$ 280, o que reduz a margem se o preço não for reajustado. Ao mesmo tempo, se essa venda for para outra empresa (B2B), o cliente pode usar parte desse imposto como crédito tributário, o que muda a negociação: o fornecedor pode cobrar um valor maior na nota, mas o custo real para o comprador pode continuar competitivo.

O professor destaca ainda que a reforma pode mudar a forma como empresas negociam no mercado, principalmente nas operações entre empresas. Isso porque, em transações B2B, o comprador pode aproveitar créditos tributários, enquanto no consumidor final essa lógica não funciona da mesma forma.

Um caso que chama atenção envolve empresas do Simples Nacional. Em algumas situações, a reforma pode fazer com que o valor da nota fiscal aumente, mas o custo real para o cliente diminua, justamente por causa do crédito da CBS. “Isso muda até a lógica comercial. A empresa pode precisar explicar para o cliente que uma nota maior não significa necessariamente um contrato mais caro”, diz o professor.

Split payment vai impactar caixa e capital de giro

Um dos impactos mais sensíveis deve ocorrer no fluxo de caixa das empresas, por causa do chamado “split payment”. Na prática, a ideia é que o imposto seja separado automaticamente no momento do pagamento, antes mesmo de o dinheiro entrar no caixa da empresa.

Hoje, muitas empresas recebem o valor total de uma venda e só pagam os impostos depois, no vencimento das guias. Esse intervalo funciona, na prática, como uma “folga” de capital de giro. Com o split payment, essa dinâmica pode acabar.

Por exemplo: hoje, se uma empresa vende um produto por R$ 10 mil, com cerca de R$ 2,8 mil de impostos embutidos, ela recebe os R$ 10 mil no caixa e só paga o tributo depois, no vencimento da guia, usando esse valor temporariamente como capital de giro. Com o split payment, quando o cliente pagar, o banco pode separar automaticamente os R$ 2,8 mil e enviar ao governo, fazendo com que a empresa receba apenas R$ 7,2 mil líquidos — o que reduz o dinheiro disponível para pagar fornecedores, salários e manter a operação.

“O empresário precisa se preparar para uma realidade em que o imposto pode ser descontado automaticamente quando o cliente paga. Isso reduz o dinheiro disponível no caixa e muda completamente o planejamento financeiro”, explica Slavov.

Ele compara esse mecanismo ao que já acontece em marketplaces e aplicativos de entrega: o cliente paga o valor total, mas a plataforma já desconta taxas automaticamente e repassa ao comerciante apenas o valor líquido.

Na reforma, o efeito pode ser semelhante, só que envolvendo tributos. Isso pode gerar aperto de liquidez, especialmente em empresas com margens pequenas ou com grande diferença entre prazos de pagamento e recebimento.

Lucro Real ou Presumido? Reavalie qual regime tributário é mais vantajoso

A reforma também deve forçar empresas a reavaliar seu regime tributário. Muitos empresários tratam a escolha entre Lucro Real e Lucro Presumido como algo definitivo, mas o novo sistema pode mudar completamente essa lógica.

Embora IRPJ (Imposto de Renda da Pessoa Jurídica) e a CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido) não sejam alterados diretamente, o ambiente tributário muda e a nova estrutura de créditos pode favorecer um regime em vez do outro, dependendo do perfil da empresa.

“A escolha do regime deixa de ser uma decisão puramente contábil e passa a ser estratégica. A empresa vai precisar simular cenários com o contador e olhar para a estrutura de custos”, afirma Slavov.

Em uma simulação de uma empresa de consultoria, por exemplo, o Lucro Presumido é mais vantajoso em 2026. Mas, em 2027, o Lucro Real passa a oferecer resultado melhor, com uma diferença significativa.

Em uma simulação de empresa de consultoria empresarial, com receita anual de R$ 5 milhões, folha salarial de R$ 3 milhões e R$ 400 mil em serviços contratados de pessoas jurídicas, o regime mais vantajoso muda completamente de lado com a nova dinâmica tributária.

Em 2026, o Lucro Presumido aparece como regime mais vantajoso. O resultado líquido estimado nesse enquadramento fica em R$ 647,5 mil, ligeiramente acima dos R$ 634,17 mil projetados no Lucro Real. A diferença é modesta, de R$ 13,33 mil, mas suficiente para sustentar a preferência pelo presumido.

A partir de 2027, porém, o quadro se inverte. Mantidas as condições de operação e o mesmo preço final de venda, o resultado do Lucro Presumido recua para R$ 493 mil. No Lucro Real, ao contrário, o ganho estimado sobe para R$ 661 mil. A vantagem passa, então, a ser do real, por uma margem de R$ 168 mil.

O motivo está na forma como créditos poderão ser aproveitados. “Empresas com custos que geram mais créditos tendem a se beneficiar, enquanto negócios muito concentrados em folha salarial podem sofrer maior pressão”, finaliza Slavov.

O especialista: Tiago Nascimento Borges Slavov é doutor em Contabilidade pela USP e Mestre em Contabilidade pela FECAP. É professor do Programa de Mestrado em Ciências Contábeis da FECAP e coordenador do Núcleo de Apoio Fiscal e Contábil (NAF) da FECAP.